Создаем, поддерживаем и защищаем деловую репутацию

Аутсорсинг пресс-службы. В чем преимущества и выгоды для бизнеса

15.03.2017

Об аутсорсинге коммуникационных и pr-услуг написана масса публикаций, для чего они нужны и как разобраться, какие функции нужно делегировать и как впоследствии вести контроль и просчитывать результат.

Конечно, среди множества информации клиент найдет требуемое. Однако наша задача выяснить, в чем преимущество пресс-службы на аутсорсинге перед штатным PR-менеджером или даже целым департаментом по внутренним и внешним коммуникациям.

Начнем с того, что структурная составляющая термина «пресс-служба» ассимилировалась к требованиям бизнеса. Изменения коснулись функционала сотрудников данного подразделения, а также задач, которые перед ними ставятся. Конечно, не совсем правильно будет говорить, что пресс-служба тождественна pr-отделу, т.к. должностные обязанности пресс-секретарей и pr-консультантов лишь пересекаются, но не совпадают полностью.

Сегодня пресс-служба охватывает функционал и пресс-центра, ответственного за обработку всей входящей корреспонденции, и pr-отдела, чьи полномочия распространяются на репутационную работу и расширение полезных целевых контактов.

К примеру, если вы понимаете, что в компании все-таки назрела необходимость в ведении коммуникативной деятельности, но формировать отдел еще пока нет целесообразности в разрезе возрастающей финансовой нагрузки, а с наймом штатной единицы возникает множество вопросов: кто именно требуется, на какой фронт работы, как оценивать эффективность, у кого в подчинении будет сотрудник и др. Тогда самое время рассмотреть возможности пресс-службы, которая будет вести данный вид деятельность дистанционно.

КАК АУТСОРСИНГ ПРЕСС-СЛУЖБЫ ПОЗВОЛЯЕТ ЭКОНОМИТЬ НА ЦЕЛОМ ОТДЕЛЕ

Когда вы проанализируете все слабые и сильные стороны как штатного специалиста, так и аутсорсинга, просчитаете расходы и прогнозируемый результат, то, наконец, выберете подходящий и выгодный вариант.

В случае, если вы все-таки предпочтете погрузиться с головой в самостоятельный подбор специалиста в штат, то готовьтесь посвятить десятки часов творчеству по поиску и адаптации персонала. Вам предстоит: размещать вакансии, проводить ряд собеседований с соискателями, выбирать из кучи-малы кандидата, который полностью отвечает требованием, и сможет справиться с возложенным объемом. Кроме того, в случае найма, именно на вас лежит ответственность по разработке инструктажа, локальных актов, форм отчетности для сотрудника по новому для компании направлению. И, конечно, именно вы должны обозначить годовые и ежемесячные kpi для специалиста.

Ну, и конечно, самый важный показатель — финансовая часть — сколько денежных средств следует бюджетировать на содержание штатного специалиста.

Что сюда войдет:

      • Заработная плата (ежемесячно) специалиста + налоги. Последние в сумме составляют 43% (13% удерживается из зарплаты сотрудника, а остальные отчисления повешены на плечи работодателя: 22% — отчисления в ПФР, 0,2% — в ФСС по травматизму, 2,9% — в ФСС, 5,1% — ФФОМС).
      • Расходы на организацию рабочего места (дополнительная аренда) и создание комфортных условий (телефония, интернет, канцелярия, курьер, доступ к кофе-точке и др.). От 10 тысяч рублей на человека;
      • Для полноценной работы пресс-секретаря придется обзавестись доступом к системе мониторинга СМИ, чтобы иметь возможность отслеживать прогресс компании в информационном поле — от 40 000 рублей ежемесячно.
      • Повышение уровня квалификации сотрудника, образовательные курсы и мастер-классы, которые необходимы специалисту для отслеживания актуальных техник и методов в области связей с общественностью.От 60 000 рублей в год.
      • Передача специализированных задач подрядчикам (дизайн и верстка макетов, печать презентаций и визиток, сувениры для СМИ и партнеров), по причине отсутствия у сотрудника определенных компетенций. Часто бывает, что штатный пресс-секретарь или pr-специалист выполняет в компании роль «универсального солдата» — доходит до того, что ему передают бухгалтерию. Что исключено. Страдает качество оказываемых услуг, а специалист очень быстро «сгорает», теряя интерес и хватку.

Другая история, если вы остановитесь на аутсорсинге пресс-службы. Здесь от вас потребуется только настроиться на полную отдачу и вовлеченность готового отдела, который уже сформирован под конкретные задачи компании. А при возникновении на начальной стадии трудностей с формулировкой задач и обязанностей, вы просто обозначаете цели, которые ставите перед пресс-центром. Сотрудники пресс-службы в свою очередь оперативно разрабатывают программу, четко прописывают, какие инструменты будут использоваться, как будут выстраиваться внутренние коммуникации и происходить взаимодействие с отделом, которому подчинены. Аутсорсинг предполагает, что отчетность и мониторинг эффективности специалисты берут на себя.

В ЧЕМ ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА ПРЕСС-СЛУЖБЫ НА АУТСОРСИНГЕ

Каждая организация стремится к информационной публичности и открытости. Для этого в рамках компании создаются условия для осуществления деятельности пресс-служб, PR-отделов или департаментов по связям с общественностью. Взаимодействие со средствами массовой информации – один из главных факторов, подтверждающих присутствие компании в информационном пространстве.

Безусловно, одна из приоритетных задач PR-отдела в юридической фирме заключается в выстраивании коммуникационных каналов с пресс-службами государственных структур, которые считаются статусными/стратегическими партнерами.

Кстати, большинство гос.структур активно ведет работу со СМИ, что делает возможным использование данных условий юридическим фирмам в целях сотрудничества с пресс-центрами нужной инстанции по ряду важных направлений.

«Для проведения единой информационной политики органов прокуратуры политики органов прокуратуры, осуществления содействия защите прав и свобод граждан в информационной среде взаимодействия Генеральной прокуратуры Российской Федерации, ее структурных подразделений со СМИ в Генеральной прокуратуре Российской Федерации создано и функционирует управление взаимодействия со средствами массовой информации.

Управление действует на основании Положения, утвержденного Генеральным прокурором РФ 4 августа 2014 г., и решает следующие задачи:
— обеспечивает проведение единой информационной политики органов прокуратуры по взаимодействию со СМИ;
— организует мониторинг СМИ в целях своевременного информирования Генерального прокурора РФ и его заместителей, других руководителей Генеральной прокуратуры РФ об актуальных материалах, отраженных в СМИ;
— поддерживает постоянные рабочие контакты с пресс-службами органов государственной власти и заинтересованных организаций».
– В.Б. Евдокимов, М.В. Маматов, Е.А. Дмитриева «Прокуратура и СМИ».

К преимуществам пресс-службы на аутсорсинге можно также отнести возможность управлять мнением о вашей компании и ее первых лицах в СМИ. Речь о том, что инициировать и добиваться выхода в СМИ не есть результат. Бывают неприятные случаи, когда организация упоминается в издании, но совсем в ином свете и в иной тональности, которая скорее подрывает, чем укрепляет авторитетность спикеров. К сожалению, сотрудник-новичок подобную историю может не только допустить, но и спровоцировать.

Конечно, pr‑специалисты на аутсорсинге, съели ни один пуд соли на ошибках на старте своей карьеры в области связей с общественностью. И знают, как управлять мнением и когда это необходимо сделать.

В целях привлечения внимания целевых групп к деятельности юридической компании специалисты пресс-службы используют следующие техники и активности:

1. Формирование карты/базы СМИ.
2. Подготовка обзоров СМИ для руководителя организации.
— Сотрудники пресс-службы отбирают наиболее важные социально-экономические факты и предоставляют их к сведению руководителей подразделений или всей организации в целом.
3. Спичрайтинг.
— Подготовка письменных выступлений (от поздравлений до содержательных отчетов) для спикеров.
4. Разработка календаря мероприятий.
5. Разработка программы внутренних мероприятий и образовательных проектов.
— Проведение внутрикорпоративных мероприятий: издание корпоративных журналов, брошюр; создание информационных стендов, организация корпоративных праздников и др.
6. Проведение пресс-конференций и пресс-брифингов.
— Работа с журналистами: проведение пресс-конференций, брифингов, круглых столов; распространение пресс-релизов через информационные агентства; предоставление СМИ сведений о деятельности организации; подготовка бэкграундеров для различных мероприятий и др.
7. Организация вебинаров.
8. Подготовка собственных информационных поводов и ньюсджекинг (использование инфоповодов рынка с целью обратить внимание на конкретную услугу/опцию компании).
9. Копирайтинг и полное сопровождение внутренних интернет-ресурсов.
— Информационное обеспечение интернет-сайта организации: ведение ленты новостей, своевременная публикация пресс-релизов, анонсов; размещение фотоматериалов, статей, отчетов; предоставление информации о первых лицах компании и др.
10. Обновление ленты новостей в социальных сетях/ полное ведение социальных сетей.
11. Отслеживание экспертных тем в блогах и реагирование на них посредством написания комментариев или отдельной статьи от лица спикера или компании – в зависимости, от чьего лица велись блоги.
12. Выстраивание эффективных отношений со СМИ.
— Подготовка информационно-аналитических материалов и рассылают их в соответствующие издания,
— Инициирование комментариев в СМИ,
— Инициирование авторских публикаций в СМИ,
— Инициирование интервью с первыми лицами компаний,
— Организация деловых завтраков с партнерами, журналистами,
— Формирование положительной деловой репутации компании в СМИ.
13. Мониторинг рейтингов СМИ.
14. Проведение мониторинга активности компании в информационном поле.
15. Отслеживание активности главных конкурентов.

Отдельным блоком вынесем деятельность по выстраиванию с нуля (в случае создания компании) или налаживания (на стадии формирования пресс-службы) внутрикорпоративной деятельности.

Сплоченность коллектива и принятие правильных решений необходимо для эффективной работы всей организации в целом. В зависимости от того курса, который изберет пресс-служба для следования, будет зависеть, как поведет себя компания в кризисных ситуациях.В качестве инструментов пресс-служба разрабатывает план антикризисных мер, который реализует через выпуск корпоративных брошюр, журналов, инициирование спец.материалов в изданиях партнеров, цикл онлайн-конференций и вебинаров и через иные программы, нацеленные на сглаживание конфликтных и рисковых для компании ситуаций.

Сегодня не редкость, когда нанимают отдельных специалистов по внутреннему pr или внутренним коммуникациям. Но из-за узкоспециализированности и ограниченности их функционала, таких сотрудников начинают нагружать дополнительными обязанностями из других сфер.

Инструментарий пресс-служб зависит от основных задач, которые ставятся перед сотрудником. Конечно, передать под ответственность нанимаемого на аутсорсинг пресс-центра можно все, что заблагорассудиться начальнику. Но не стоит забывать, что в роли исполнителя все-таки выступят пресс-секретарь, pr-менеджер и в некоторых случаях, если особое место в деятельности фирмы уделяется налаживанию связей с государственными органами, то gr-менеджер. Соответственно, в их компетенции будет входить коммуникационная и информационно-консультационная работа. Но не как корпоративное управление или обязанности hr-отдела.

Другие публикации
29.09.2018
Как сохранить репутацию в информационной борьбе

Анна Штырлина, генеральный директор коммуникационного агентства «Практика» специально для журнала «Пресс-служба» Читать далее…